Розпорядження сільського голови №29-АГ «Про організацію договірної роботи у виконавчому апараті та виконавчих органах Станишівської сільської ради»

Кількість переглядів: 467

УКРАЇНА

ЖИТОМИРСЬКА ОБЛАСТЬ ЖИТОМИРСЬКИЙ РАЙОН

СТАНИШІВСЬКА СІЛЬСЬКА РАДА

Про організацію договірної роботи у виконавчому апараті

та виконавчих органах Станишівської сільської ради

З метою запровадження єдиних правил та чіткого алгоритму дій в частині ведення договірної роботи в сільській раді, відповідно до Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України, законодавства у сфері закупівлі товарів, робіт і послуг за кошти місцевого бюджету, керуючись статтею 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»

ЗОБОВ’ЯЗУЮ:

1. Затвердити Положення про ведення договірної роботи у виконавчому апараті та виконавчих органах Станишівської сільської ради (далі–Положення), що додається.

2. Посадовим особам виконавчого апарату та виконавчих органів сільської ради забезпечити керівництво в роботі та дотримання вимог зазначеного Положення.

3. Вважати таким, що втратило чинність розпорядження сільського голови від 13.01.2020 року № 1-АГ «Про організацію договірної роботи в апараті управління Станишівської сільської ради».

4. Контроль за виконанням даного розпорядження залишаю за собою.

Сільський голова                                                                  Юрій МАТВІЙЧУК

                                                                    ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                    розпорядження сільського голови

                                                                    від ________________ № _______

Положення

про порядок ведення договірної роботи у виконавчому

апараті та виконавчих органах Станишівської сільської ради

І. Загальні положення

1.1. Положення про ведення договірної роботи у виконавчому апараті та виконавчих органах Станишівської сільської ради (далі – Положення) розроблене відповідно до Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України, законодавства у сфері закупівлі товарів, робіт і послуг за кошти місцевого бюджету, Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», а також інших законодавчих та нормативно-правових актів.

1.2. Положення визначає загальні засади організації роботи з прийняття рішення про укладання договорів; підготовки проєктів договорів; їх підписання; здійснення обліку та реєстрації; виконання (в тому числі внесення змін та розірвання) договорів.

1.3. Це Положення є обов’язковим для виконання структурними підрозділами виконавчого апарату та виконавчими органами Станишівської сільської ради щодо договорів, стороною в яких виступає Станишівська сільська рада.

1.4. У кожному структурному підрозділі, який бере участь у веденні договірної роботи, керівником підрозділу призначається відповідальна особа за виконання цієї роботи.

1.5. Для цілей цього Положення до договірної роботи належить: підготовка договорів та розгляд проєктів договорів, що надійшли від іншої сторони (контрагента); погодження (візування) проєктів договорів працівниками структурних підрозділів виконавчого апарату Станишівської сільської ради; реєстрація та зберігання укладених договорів; контроль за виконанням договорів.

1.6. Договори, угоди, контракти, додаткові угоди або протоколи розбіжностей до них, угоди про розірвання договору тощо (далі - договори) та документи, що є додатками до договорів, складаються в письмовій формі державною мовою.

ІІ. Підготовка проєкту договору

2.1. Договори можуть укладатися за ініціативою Станишівської сільської ради (далі-сільської ради), сільського голови, відповідного структурного підрозділу виконавчого апарату сільської ради, виконавчих органів до компетенції яких належать питання, що становлять предмет договору, чи за ініціативою іншої сторони - контрагента.

2.2. Пропозиція укласти договір має відповідати вимогам чинного законодавства.

2.3. Проєкт договору готується тим структурним підрозділом, до компетенції якого належить предмет договору (далі – уповноважений підрозділ).

2.4. У випадку розроблення проєкту договору контрагентом, структурний підрозділ сільської ради, до компетенції якого належать питання (уповноважений підрозділ), що становлять предмет договору, залишається відповідальним за підготовку (розгляд та погодження/візування) проєкту договору з дотриманням вимог цього Положення та норм чинного законодавства України.

2.5. Робота над проєктом договору розпочинається за наявності відповідної резолюції сільського голови.

2.6. Визначення контрагента здійснюється з дотриманням принципів добросовісної конкуренції та вимог чинного законодавства.

2.7. Уповноважений підрозділ перед укладенням договору проводить:

2.7.1. Перевірку наданих контрагентом документів та іншої інформації (правовстановлюючих документів контрагента; повноважень осіб, що укладають договір; документів, що підтверджують право контрагента здійснювати певний вид діяльності, у тому числі наявність ліцензій, дозволів, сертифікатів; документів про вибрану контрагентом систему оподаткування; інформацію про банківські реквізити контрагента тощо).

2.7.2. Попередню перевірку та аналіз умов проєкту договору, їх економічної ефективності та доцільності, необхідності застосування передбачених чинними нормативними актами процедур публічних закупівель, а також проведення консультацій з структурними підрозділами апарату та виконавчими органами сільської ради в межах їх повноважень для з’ясування питань, які стосуються проєкту договору.

ІІІ. Розробка проєкту договору

3.1. Всі умови договору з метою однозначного їх тлумачення сторонами мають бути детально викладені та відповідати вимогам діючого законодавства. Договір чи його окремі умови, що суперечать законодавству, є недійсними.

3.2. Договір є укладеним, якщо сторони в належній формі досягли згоди з усіх істотних умов договору.

3.3. Договір, що підлягає нотаріальному посвідченню, є укладеним з дня такого посвідчення.

3.4. Договір, що підлягає відповідно до закону державній реєстрації, є укладеним з моменту його державної реєстрації.

3.5. При розробці проєктів договорів (розгляді проєктів договорів, наданих контрагентом) уповноважений орган зобов’язаний проаналізувати з цього питання чинне законодавство України та інші документи.

3.5.1. Проєкт договору має бути викладеним за загальними правилами правопису, відповідати вимогам нормативних актів та юридичної техніки, не допускати неоднозначного тлумачення.

3.5.2. Розроблений з урахуванням вимог чинних нормативно-правових актів проєкт договору уповноважений підрозділ передає для погодження (візування) іншим структурним підрозділам апарату сільської ради, виконавчим органам ради зі статусом юридичної особи, підприємствам, установам та організаціям, інтересів яких може стосуватися цей проєкт договору, посадовим особам сільської ради, які відповідно до п. 5 розділу IV цього Положення мають погоджувати (візувати) проєкти договорів, разом із документами, які пов’язані з його укладенням.

IV. Погодження (візування) проєкту договору

4.1. Проєкт договору вважається підготовленим після його погодження (візування) згідно з положеннями цього розділу.

4.2. Проєкт договору з додатками до нього підлягають обов’язковому погодженню посадовими особами, які беруть участь у його підготовці та організації виконання.

Проєкт договору на капітальне будівництво, поточний ремонт, реконструкцію об’єктів комунальної власності, а також пов’язаних з ними господарських та фінансових документів, договорів авторського та технічного нагляду, в тому числі і платіжних доручень, актів виконаних робіт КБ2в та КБ3 підлягають обов’язковому погодженню сільським головою.

4.3. Візування проєкту договору складається з проставлення відповідною посадовою особою штампу Погоджено або візи (містить найменування посади особи, що візує документ, її особистий підпис, ініціали та прізвище).

4.4. Візи проставляються на окремому аркуші/листу погодження (зразок згідно додатку 1), який додається до проєкту договору та містить: назву структурного підрозділу, посаду, ініціали та прізвище посадової особи, яка підготувала проєкт договору, перелік осіб, що його погоджують (візують), дату та час, підпис.

4.5. Підготовлений проєкт договору візують у наступному порядку:

- керівник уповноваженого підрозділу (розробник проєкту договору);

- начальник фінансового відділу сільської ради;

- начальник відділу бухгалтерського обліку та звітності - головний бухгалтер, якщо проєкт договору містить положення щодо врегулювання фінансових питань відповідно до п. 6 розділу IV цього Положення;

- начальник відділу правової, кадрової роботи, військового обліку сільської ради та паспортизації відповідно до п. 7 розділу IV цього Положення;

- за необхідності до візування залучаються інші керівники виконавчих органів сільської ради, а також керівники підприємств, установ, організацій, інтересів яких стосується проєкт договору;

- заступники сільського голови згідно з розподілом обов’язків погоджують (візують) проєкти договорів на предмет остаточного вирішення доцільності укладення договору на визначених умовах залежно від виду договору.

4.6. Фінансовий відділ та відділ бухгалтерського обліку та звітності перед візуванням проєктів договорів визначають: чи передбачені в кошторисі кошти щодо видатків на момент укладання договору, порядок та строки проведення оплати та правильність зазначення платіжних реквізитів Станишівської сільської ради.

4.7. Відділ правової, кадрової роботи, військового обліку сільської ради та паспортизації перед візуванням проєктів договорів перевіряє їх на відповідність вимогам чинного законодавства.

4.7.1. При візуванні проєкту договору відділ правової, кадрової роботи, військового обліку сільської ради та паспортизації звертає увагу на наявність у ньому всіх суттєвих умов, необхідних для забезпечення виконання зобов'язань по договору, повноту та чіткість викладення тексту договору, що не допускає різного тлумачення змісту договору, а також своєчасність оформлення проєкту договору.

4.7.2. В разі необхідності відділ правової, кадрової роботи, військового обліку сільської ради та паспортизації пропонує по проєктах найбільш важливих господарських договорів проводити наради з запрошенням на них керівників всіх структурних підрозділів виконавчого апарату сільської ради, інших виконавчих органів ради зі статусом юридичної особи, підприємств, установ та організацій, інтересів яких стосується цей договір.

4.8. Суб’єкти, зазначені в п. 5 розділу IV цього Положення, зобов’язані в найкоротші строки розглянути та завізувати проєкт договору. Загальний строк візування не може перевищувати двох робочих днів.

4.9. У разі необхідності на проєкти договорів суб’єктами, зазначеними в п. 5 розділу IV цього Положення, можуть складатися письмові зауваження, пропозиції тощо, які додаються до проєктів договорів, і є підставою для їх доопрацювання уповноваженим підрозділом в разі наявності відповідного доручення (вказівки, резолюції) сільського голови.

4.9.1. Уповноважені підрозділи після доопрацювання проєкту договору погоджують його спочатку з суб’єктом, який надав зауваження, а потім з іншими суб’єктами у порядку, передбаченому п. 5 розділу IV цього Положення.

4.9.2. Якщо проєкт договору було розроблено контрагентом і до нього виникли зауваження та пропозиції, складається протокол розбіжностей до договору, який після погодження у порядку, визначеному п. 5 розділу IV цього Положення, направляється контрагенту згідно з вимогами діючого законодавства.

4.9.3. Якщо протокол розбіжностей надійшов від контрагента після розгляду ним проєкту договору, розробленого попередньо уповноваженим підрозділом, він розглядається в порядку, визначеному п. 5 розділу IV цього Положення. Начальник відділу правової, кадрової роботи, військового обліку сільської ради та паспортизації перед візуванням перевіряє законність та вмотивованість запропонованих зауважень, а також, у разі наявності, заперечення на них з боку зацікавлених структурних підрозділів виконавчого апарату сільської ради, підприємств, установ та організацій.

V. Підписання договору, реєстрація та облік договорів

5.1. Проєкти договорів подаються уповноваженим підрозділом на підпис сільському голові за наявності всіх погоджень.

Проєкти договорів на капітальне будівництво, поточний ремонт, реконструкцію об’єктів комунальної власності, а також пов’язаних з ними господарських та фінансових документів, договорів авторського та технічного нагляду, в тому числі і платіжних доручень, актів виконаних робіт КБ2в та КБ3 подаються на підпис уповноваженій особі після обов’язкового погодження сільським головою.

5.2. Укладений договір реєструється уповноваженим підрозділом у відповідному журналі реєстрації договорів за напрямком роботи (перелік журналів додаток 2), які зберігаються у відповідних структурних підрозділах апарату управління сільської ради.

5.2.1. Реєстр/журнал договорів передбачає такі розділи: № п/п; дата реєстрації договору; індекс відповідного структурного підрозділу, що супроводжує договір; номер договору; найменування, місцезнаходження контрагента договору та код ЄДРПОУ; предмет договору; ціна договору; термін дії договору; інформація щодо укладання додаткової угоди або розірвання договору; примітка - додаткова інформація щодо виконання договору, його доповнення чи пролонгації, дебіторської чи кредиторської заборгованості тощо.

5.2.2. Додатковим угодам, протоколам розбіжностей до договорів, угодам про розірвання договору тощо власний реєстраційний номер не присвоюється. Структурний підрозділ, що супроводжує договір, присвоює йому порядковий номер та забезпечує внесення відповідних даних до журналу реєстрації договорів.

5.3. Після реєстрації договору з господарських питань уповноважений підрозділ передає один примірник договору до відділу бухгалтерського обліку та звітності виконавчого апарату сільської ради, інший примірник оригіналу договору - іншій стороні по договору. Оригінал договору з інших питань після його реєстрації зберігається в уповноваженому підрозділі, інший примірник оригіналу договору передається іншій стороні по договору.

VI. Підстави для зміни або розірвання договору

6.1. Зміна або розірвання договору допускається лише за згодою сторін, якщо інше не встановлено договором або законом, та вчиняється в такій самій формі, що й договір, який змінюється або розривається, якщо інше не встановлено договором або законом чи не випливає із звичаїв ділового обороту.

6.1.1. Сторона договору, яка вважає за необхідне змінити або розірвати договір, повинна надіслати пропозицію про це другій стороні.

6.1.2. Сторона, яка одержала пропозицію про зміну або розірвання договору, повинна повідомити про результати її розгляду другу сторону в порядку та строки, визначені чинним законодавством України або домовленістю сторін. Якщо сторони не досягли згоди щодо зміни або розірвання договору, а також у разі неодержання відповіді у встановлений строк, заінтересована сторона має право передати спір на вирішення суду.

6.1.3. У випадку виникнення необхідності внесення за згодою сторін змін до договору, проєкт таких змін (додаткової угоди до договору) готується (розглядається) уповноваженим підрозділом у порядку, визначеному цим Положенням для підготовки проєктів договорів. У такому ж порядку уповноважений підрозділ готує (розглядає) проєкт угоди про розірвання договору.

6.1.4. У разі розірвання договору зобов'язання сторін припиняються, про що робиться відмітка у журналі обліку договорів.

VII. Порядок оформлення виконання договірних зобов’язань та розрахунки за договором

7.1. Приймання товарів, наданих послуг та виконаних робіт здійснюється з оформленням відповідних документів (накладних, актів тощо) в порядку, встановленому чинним законодавством України.

7.1.1. Акт візується уповноваженим підрозділом, фінансовим відділом та/або відділом бухгалтерського обліку та звітності виконавчого апарату сільської ради та передається на підпис особі, яка підписала договір.

7.1.2. Підписаний акт або вмотивована відмова від приймання товарів (робіт, послуг) у термін, встановлений договором, направляється контрагенту. У випадку складення вмотивованої відмови від приймання товарів (робіт, послуг) сторонами складається двосторонній акт з переліком необхідних доробок, які виконуватимуться за рахунок контрагента у відповідні строки.

7.2. За необхідності, у випадках передбачених законодавством та договором, для приймання товарів (послуг, робіт) може створюватися відповідна комісія.

7.3. Розрахунки за передані товари (надані послуги, виконані роботи) здійснюються відповідно до визначених договором вартості з урахуванням виконання сторонами договірних зобов’язань та строків платежів.

7.4. Акт (накладна тощо) разом із договором та додатками зберігається у відділі бухгалтерського обліку та звітності виконавчого апарату сільської ради.

7.5. Розрахунки за виконані за договором зобов’язання здійснюються на підставі вартості, визначеної договором, з урахуванням виконання сторонами договірних зобов’язань та відповідно до строків оплати, передбачених договором.

VIII. Повноваження уповноваженого підрозділу

8.1. Уповноваженими підрозділами у сфері організації договірної роботи забезпечується:

8.1.1. підготовка проєктів договорів з дотриманням вимог чинного законодавства;

8.1.2. перевірка достовірності інформації, закладеної в основу проєкту договору;

8.1.3. додержання умов договорів та своєчасність оформлення документів, необхідних для виконання договірних зобов’язань (довіреностей, актів приймання-передачі, актів виконаних робіт чи наданих послуг, накладних тощо);

8.1.4. реєстрація договорів та ведення їх систематичного обліку;

8.1.5. виконання інших обов’язків, передбачених договором та іншими нормативними актами.

IX. Контроль за додержанням умов договорів та відповідальність за ведення договірної роботи

9.1. Фінансовий відділ та відділ бухгалтерського обліку та звітності здійснюють контроль за дотриманням грошової та фінансової дисципліни.

9.2. Відділ правової, кадрової роботи, військового обліку сільської ради та паспортизації виконавчого апарату сільської ради здійснює контроль за дотриманням у договорі положень чинного законодавства України, вимог юридичної техніки. У випадках виявлення фактів порушення договірних зобов'язань відділ правової, кадрової роботи, військового обліку сільської ради та паспортизації вживає відповідні заходи по їх усуненню, забезпечує своєчасне пред'явлення претензій до контрагентів. Претензії, які надходять від контрагентів, передаються відділу правової, кадрової роботи, військового обліку сільської ради та паспортизації для їх розгляду та вжиття відповідних заходів.

9.3. Заступниками сільського голови згідно з розподілом обов’язків забезпечується організація контролю за своєчасним та якісним виконанням підпорядкованими структурними підрозділами сільської ради умов, передбачених у договорі.

9.4. Відповідальність за ведення договірної роботи: розроблення, погодження, укладення та виконання договорів, перевірку відповідності виконуваних робіт умовам укладених договорів (відповідність обсягу робіт, що виконуються, фактично виконаним роботам та державним будівельним нормам тощо) покладається на керівника уповноваженого підрозділу, з моменту підготовки проєкту договору до повного його виконання.

9.5. Відповідальність за визначення та реалізацію фінансової політики з питань договірної діяльності покладається на керівника та відповідальну особу фінансового відділу та відділу бухгалтерського обліку та звітності виконавчого апарату сільської ради.

9.6. Відповідальність за відповідність договорів вимогам чинного законодавства покладається на керівника та відповідальну особу відділу правової, кадрової роботи, військового обліку сільської ради та паспортизації сільської ради.

Керуюча справами виконавчого комітету                            Л. ГОЛУБОВИЧ

                                                                  Додаток 1

                                                                  до Положення про порядок ведення

                                                                  договірної роботи в апараті управління

                                                                  Станишівської сільської ради

Лист погодження проєкту договору _____________________________________

Розробник проєкту договору

Погоджено:

« повернутися до всіх документів